Gestión de Proyectos
GESTIÓN DE PROYECTOS
La gestión de proyectos es el conjunto de metodologías para planificar y dirigir las tareas y recursos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo específico, medible, alcanzable, relevante y temporal, de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo y costo definidos.
Se enfoca en planificar las actividades, programarlas y luego mientras se está en el proceso de ejecución controlar dichas actividades. El control consiste en SUPERVISAR continuamente tres factores para mantenerlos según lo planificado: TIEMPO, COSTO Y ALCANCE. La variable del alcance especifica todos los requisitos, pasos y tareas del desarrollo del proyecto. Por otra parte, el tiempo es una variable peculiar no es algo que se pueda controlar como en el caso de los procesos. Por lo que es un verdadero desafío utilizar el tiempo de manera eficiente, manteniendo el proyecto dentro del cronograma y alcanzando los objetivos deseados. Y la última variable, el coste se centra en presupuesto establecido al inicio del proyecto. Las tres variables están interconectadas y dependen mucho la una de la otra. Cuanto más grande sea el alcance del proyecto, más tiempo necesitará y mayor coste tendrá.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS?
Más del 90% de los proyectos fallan 31.1% serán cancelados, 52.7% costarán 189% más de lo estimado
1. Alineación Estratégica La gestión del proyecto es importante porque garantiza que lo que se está entregando está bien hecho y proporcionará un valor real frente a las oportunidades de negocios.
2. Liderazgo Le aporta liderazgo y dirección a los proyectos.
3. Enfoque y Objetivos Claros Garantiza que haya un plan adecuado para ejecutar los objetivos estratégicos.
4. Planificación Realista del Proyecto Garantiza que se establezcan expectativas adecuadas en torno a lo que se puede entregar, cuándo y por cuánto. En la fase de planificando y desarrollando proyectos, la gestión es absolutamente necesaria.
5. Control de Calidad Garantiza que la calidad de lo que se está entregando siempre está a la altura.
¿CUÁNDO SE CONSIDERA QUE UN PROYECTO HA FRACASADO?
Se podría decir que un proyecto ha fracasado por los siguientes motivos:
· El proyecto no cumplió con las expectativas.
· No obtuviste lo que esperabas.
· El trabajo no se terminó a tiempo.
¿POR QUÉ FRACASAN LOS PROYECTOS?
La planificación fue inadecuada
Ausencia de controles adecuados de lo que estaba
sucediendo
Fallas en la comunicación
Mala conformación del Equipo de Trabajo
No se documentó suficientemente la formulación del proyecto.
¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS?
El objetivo principal de la Gestión de Proyectos es administrar, planificar, coordinar, seguimiento y control de todas las actividades y los recursos asignados para la ejecución del proyecto de una forma que se pueda cumplir con el alcance en el tiempo establecido y con los costos presupuestados.
FASES DE UN PROYECTO:
1. Análisis de viabilidad del proyecto: Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante. Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría al implementar el proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste.
2. Planificación detallada del trabajo a realizar: El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy) negativamente en la empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe: Revisar el análisis del alcance del proyecto, Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
3. Ejecución del proyecto: Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe. En esta fase suelen surgir los problemas
4. Seguimiento y control del trabajo: Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan
5. Cierre del proyecto: Consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen decisiones más realistas y seguras. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist (o lista de control en español). Las tareas de esta etapa son: Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados; Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales; Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
VENTAJAS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
-Maximiza la capacidad operativa de la compañía.
-Coordina los recursos
-Permite reaccionar más rápido ante demandas cambiantes, debido a que facilita la fluidez en el trabajo cotidiano.
-Facilita el aprendizaje del pasado.
-Evita riesgos
-Mejora la imagen de la compañía.
TIPOS DE METODOLOGÍAS:
Algunas son:
Secuencial tradicional. Se basa en ir completando las fases del proyecto por orden, sin empezar la siguiente hasta que no se ha completado la anterior. De esta manera se va generando un documento de control en el que se puede ir verificando el cumplimiento de los objetivos previstos. La principal ventaja es que, precisamente, facilita la vigilancia por parte de los encargados de asegurarse de que cada fase se cumpla.
Metodología agile: Significa “ágil” en inglés, y su nombre deriva de que no es una metodología estricta, en el sentido de que los requisitos que va presentando la organización y las soluciones propuestas no son constantes, sino que pueden ir cambiando con el tiempo a medida que se va comprobando su eficacia.
AREAS PRINCIPALES
GESTIÓN DE COMPRAS
Bases para el proceso
El proceso de gestión de compras de una empresa debería estar firmemente controlado, ya que de lo contrario no tendremos una visión clara y realista de nuestras necesidades, de nuestro stock, de nuestro gasto, etc. Por eso debemos establecer unas bases sólidas que nos permitan controlar fácilmente lo que sucede.
Para ello, en primer lugar, tenemos que determinar quién será el responsable de compras de la empresa. Esto es importante tanto si nuestra empresa tiene pocos empleados como si se trata de una gran compañía, ya que nos permitirá aumentar el control sobre los gastos de la empresa, controlando el flujo de recursos y evitando los gastos innecesarios.
El responsable de compras de una empresa, en primer lugar, será la persona encargada de centralizar y realizar los pedidos, y para ello, deberá encargarse también de realizar las previsiones de stock, de evaluar y comparar tanto a proveedores como a los diferentes productos, etc. En las empresas de una cierta envergadura, el responsable de compras está a la cabeza de un departamento de compras, mientras que en las que tienen una plantilla o unos recursos más reducidos, de esta función se suelen encargar los responsables de la empresa o el equipo de administración.
Beneficios de realizar una eficiente gestión de compras
1. Reducción de costos
En primer lugar, una buena gestión de compras puede evitarle a la empresa incurrir en gastos innecesarios. Por ello, el departamento de compras debe estar integrado por personal capacitado. De manera que su buena gestión logre el fortalecimiento de la relación con los proveedores. Lo que permitirá realizar una mejor negociación de los precios de adquisición y lograr mejores condiciones de pago
2. Mejora en la calidad de suministros y servicios
En segundo lugar, una buena gestión de compras ayuda a identificar a los mejores proveedores, lo que incide en una mejora en la calidad y el precio del producto final que vende la empresa. Por eso algunas empresas trabajan en estrecha relación con sus proveedores para mejorar todos sus procesos, no solo el proceso de gestión de compras.
3. Reducir riesgos y garantizar los suministros
En tercer lugar, el departamento de compras debe conocer entre los bienes y servicios que se ofrecen al mercado, cuáles son determinantes para la sobrevivencia de la empresa. Por ello deberá tomar las medidas adecuadas para garantizar las cadenas de suministro que abastecen su proceso de producción.
4. Mejora de la competitividad
Finalmente, si el departamento de compras realiza eficientemente su tarea, logra aumentar la competitividad de la empresa. Puesto que su buena gestión logra la reducción de costos, el desarrollo de nuevos productos y una mayor satisfacción de sus clientes. Todo esto, sin lugar a duda, incrementa considerablemente la posición competitiva de la empresa.
Proceso de gestión de compras:
1.- Planificación de Compras y Subcontratos: Es el proceso de identificación de las necesidades del proyecto para las cuales sea preferible adquirirlas o contratarlas fuera de la empresa encargada del mismo.
2.- Planificación de Ofertas: encargado de la preparación de la documentación necesaria para obtener los precios correspondientes a las compras y subcontratos del proyecto.
3.- Solicitud de ofertas: corresponde al proceso encargado de obtener respuestas (ofertas y propuestas) de los vendedores sobre los productos y/o servicios necesarios en el proyecto.
4.- Selección de ofertas: Es la recepción de ofertas y propuestas y la aplicación de un criterio de evaluación para seleccionar al vendedor.
El precio suele ser el factor más importante desde el punto de vista de cada unidad de producto, pero el precio más bajo, no tiene por qué implicar el coste más bajo. Factores de selección
Los factores económicos son el precio unitario, los descuentos comerciales y rappels o los gastos de embalaje, transporte, carga y descarga. Elegiremos la oferta cuyo producto sea de mayor calidad.
Los factores de calidad se obtienen examinando las muestras recibidas, las características técnicas, las pruebas de funcionamiento, etc. Cuando dos artículos son de la misma calidad o similar, se escoge el que resulte más económico.
Los factores de servicio son aspectos como el plazo de entrega, el servicio posventa, la asistencia técnica y atención al cliente, el período de garantía, el prestigio del proveedor o la imagen del producto en el mercado.
5.-Administración de compras y subcontratos: Este proceso de administración se encarga de que los rendimientos del vendedor se encuadren dentro de los requisitos y condiciones del proyecto. Factores clave:
1. Plan Ejecutivo del Proyecto, que autoriza el trabajo del proveedor, y establece los tiempos de ejecución.
2. Informes de Rendimiento, para controlar los costes del proveedor, los plazos, y los rendimientos de los resultados.
3. Control de Calidad, para controlar los resultados individuales de cada proveedor.
4. Control de Cambios, para asegurar la aprobación de los cambios, comprobar su necesidad, y avisar a los departamentos dependientes.
6.- Finalización del contrato: Es similar al cierre administrativo, y consiste en la verificación de los productos o servicios prestados, su aceptación, y la confirmación legal y administrativa de esta aceptación.
GESTIÓN DE RIESGOS
¿Qué es gestión de Riesgos?
Se entiende por gestión de riesgos al desarrollo de un enfoque centrado en la identificación y el manejo de las posibles amenazas de una organización o un proyecto, para luego establecer las estrategias idóneas y medidas de contingencia para evitarlos y solucionarlos. Se considera uno de los elementos centrales de la gestión estratégica.
El propósito de la gestión de riesgos es la siguiente:
- Identificar posibles riesgos
- Reducir o dividir los riesgos
- Proporcionar una base racional para la toma de decisiones en relación con todos los riesgos
- Planificar
El proceso de análisis de riesgo es esencialmente un proceso de solución de problemas de calidad. Las herramientas de calidad y de evaluación se utilizan para determinar y priorizar riesgos de evaluación y resolución.
El proceso de análisis de riesgos es el siguiente:
1. 1. Planificación de la gestión de riesgos: Es el proceso a partir del cual se decide cómo se abordan y planifican las actividades y tareas de gestión de riesgos del proyecto, es muy importante para asegurar que el nivel, tipo y área de cobertura de las medidas de control, están en concordancia con la importancia del proyecto y de la organización.
Al utilizar un instrumento de evaluación, los riesgos son categorizados y priorizados. El número de riesgos identificados a menudo excede la capacidad de tiempo del equipo de proyectos para analizar y desarrollar contingencias. En este proceso participan, el equipo de dirección de proyectos, el equipo de gestión de riesgos, expertos de la empresa ú organización, expertos externos, los clientes, los usuarios finales, otros gestores y directores de proyecto, los inversores, y los participantes y encargados de las distintas tareas del proyecto
3. 3. Evaluar los riesgos: Con frecuencia, la solución de problemas tradicional transita de la identificación de problemas a la solución de problemas. Sin embargo, antes de intentar determinar cómo gestionar mejor los riesgos, el equipo de proyectos debe identificar los orígenes de tales riesgos.
4. 4. Análisis Cualitativo de los Riesgos: Este proceso establece unas prioridades y jerarquía dentro de los riesgos, en función de su efecto potencial sobre los objetivos del proyecto, y este paso es fundamental, a la hora de determinar la importancia y la rápida preparación de planes y respuestas frente a los riesgos de mayor importancia. El análisis cualitativo de riesgos se describe mejor como un gestor de proyectos La primera línea de defensa contra los riesgos. Ayuda a eliminar los posibles detractores del éxito del proyecto, incluidos los riesgos que probablemente no causen ningún daño grave al proyecto.
5. 5. Análisis Cuantitativo de los Riesgos: Este proceso tiene por objetivo el establecer un análisis numérico de la probabilidad de cada riesgo, y de su peso (consecuencias) sobre los objetivos del proyecto, así como del riesgo global en sí del propio proyecto.
Cuando realizar un análisis de riesgos cualitativo y cuantitativo
El análisis de riesgo cualitativo debe realizarse cuando se produzca un cambio en la percepción de un riesgo y cuando se haya identificado un nuevo riesgo. Como norma general, los gestores de proyectos deberían realizar siempre un análisis de riesgos cualitativo al principio de cada proyecto. Además, como la realización de un análisis de riesgos cualitativo es relativamente fácil, rápida y de bajo coste, puede hacerse en cualquier momento del proyecto o cuando el director del mismo lo considere necesario.
El análisis de riesgo cuantitativo debe realizarse cuando se dispone de una gran cantidad de datos sobre el riesgo y su impacto y cuando es necesario validar el análisis de riesgo cualitativo. Dado que la realización de un análisis de riesgos cuantitativo puede ser difícil y requerir mucho tiempo, la mayoría de los directores de proyecto no lo recomiendan, a menos que la seguridad del proyecto dependa de una estimación precisa del riesgo. En estos entornos, la realización de un análisis de riesgos cuantitativo puede ser exigida por la ley o por las partes interesadas en el proyecto.
6. 6. Control y Supervisión de los Riesgos: Este proceso se ocupa del seguimiento de los riesgos identificados de manera que los planes de riesgo son ejecutados por los responsables asignados, de la supervisión de los riesgos residuales, de la aparición de disparadores que indican que algún riesgo está a punto de producirse, de la revisión de la priorización de riesgos realizada, y de la identificación de nuevos riesgos que pudieran presentarse.
El instrumento mas potente de control de riesgos son las revisiones de proyecto. En toda reunión y revisión de proyecto debiera haber un punto de la agenda dedicado al tratamiento de los riesgos, donde se revisarán todos los puntos anteriores.
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
¿Qué es la Gestión de RRHH?
Es aquella que define los procesos por los cuales las empresas planifican, organizan y administran las tareas y activos relacionados con las personas que conforman la organización. Esta gestión involucra áreas como la gestión del talento, la formación en las empresas, la selección, movilidad internacional de trabajadores, la evaluación del desempeño, la resolución de conflictos laborales, la implantación de políticas sobre el personal y otras muchas funciones entre las que por supuesto se incluyen las tareas administrativas derivadas de estas áreas.
Principales objetivos
- Captar el recurso humano mejor calificado y que sea capaz de desarrollar las competencias requeridas por la empresa para desempeñar los puestos laborales.
- Retener a los mejores trabajadores mediante un adecuado ambiente laboral, proporcionándoles estabilidad y una adecuada remuneración.
- Ayudar a los empleados a su desarrollo y crecimiento profesional. Para que se mantengan motivados y de esa forma se comprometan a lograr alcanzar las metas de la organización.
- Incrementar la productividad de la empresa, por medio del establecimiento de un clima laboral adecuado que ayude al cumplimiento de las metas establecidas.
Procesos de la gestión de recursos humanos:
1. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos: El plan tendrá que definir las capacidades de cada miembro de la plantilla, determinar qué funciones puede y debe desarrollar cada trabajador, es decir, el rol que va a cumplir, sus responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal y tener en cuenta la estructura y dimensión de la plantilla. El plan estratégico de recursos humanos se subdividirá a su vez en otros planes como son el de la selección, la contratación y la formación de la plantilla de la organización.
¿Cómo elaborar un plan de recursos humanos?
El plan de recursos humanos tiene varios objetivos como optimizar el capital humano de la organización, asegurarnos de que los empleados que forman parte de la plantilla son los más adecuados en sus perfiles técnicos y personales, gestionar el talento y retenerlo a través de la formación y los planes de desarrollo de los trabajadores, motivar a los mismos y tener un buen clima laboral.
La base previa para la elaboración de un plan de recursos humanos se centra en dos puntos:
2. Planificación del personal necesario: Definición concreta de cada puesto de trabajo, estudiando qué tipo de profesionales se necesitan.
ü Definir el organigrama de la organización, dependiendo del sector y del tamaño de esta. Definiendo los distintos niveles jerárquicos.
ü Determinar la composición del equipo directivo.
ü Identificar y definir los puestos de trabajo y los perfiles profesiográficos para los mismos.
ü Definir la política de recursos humanos con respecto a los procesos de selección, contratación, remuneración y evaluación del desempeño; y entregar a los trabajadores el manual de funcionamiento de la empresa.
ü Identificar las necesidades de la plantilla y determinar cuál debe ser el crecimiento de esta para el próximo año.
3. Adquirir el equipo del proyecto: Proceso para confirmar los recursos humanos disponibles y formar el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto. El equipo del proyecto normalmente está compuesto por el director de este y los miembros involucrados en su realización a lo largo de todo su ciclo de vida, realizando un trabajo conjunto para lograr los objetivos, formen o no parte del equipo de dirección del proyecto. Los miembros del equipo pueden poseer habilidades específicas o proceder de grupos diversos, pero el trabajo dentro del proyecto es en conjunto del equipo del proyecto. El director del proyecto es el líder del equipo, independientemente de la autoridad que posea según el modelo de gobernabilidad del proyecto que se haya establecido. Algunos roles dentro del equipo de trabajo son: Personal de dirección de proyecto, Personal del proyecto, Expertos de apoyo, Representantes del usuario o del cliente, Proveedores, Miembros de empresas asociadas y Socios empresariales
4. Desarrollo del equipo del proyecto: Es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto. Esto requiere una comunicación clara, oportuna, eficiente y eficaz entre los miembros del equipo a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Objetivos de desarrollo del equipo: Mejorar el conocimiento y las habilidades, Mejorar los sentimientos de confianza y cohesión, Crear una cultura de equipo dinámico y cohesivo.
5. Dirigir el equipo de trabajo:
Claves para dirigir un equipo de trabajo
ü Mantener una actitud favorable
Un líder no puede parecer cansado o desmotivado. Cuando el líder es enérgico, optimista y muestra su compromiso, el equipo será el fiel reflejo de esa actitud.
ü Reconocer los buenos resultados
No hace falta adular, pero sí reconocer cuando alguien hace las cosas bien. Esa persona se sentirá con más ganas de continuar y el resto tomará buena nota.
ü Ser firme sin agresividad
Ser firme para lograr los objetivos no es sinónimo de ser agresivo o maleducado con el equipo. No es necesario ser un jefe tirano para que los demás trabajen, al contrario, puede ser contraproducente. Pero tampoco es cuestión de ser demasiado flexible y que el equipo no cumpla con los objetivos. En el equilibrio está la clave.
ü Orientarse a la acción
Si el equipo no mejora, es momento de que ponerse manos a la obra y empezar a trabajar. Quizás lo que al grupo le hace falta es ver al líder en acción.
ü Lograr una comunicación auténtica
Interesarse realmente por los problemas del equipo (a nivel general y también personal) es lo que marca la diferencia. Se debe aprender a comunicar y a explicar lo que se quiere y se necesita de la mejor manera posible.
GESTIÓN DE LA INFORMACION Y LA COMUNICACIÓN
Desarrolla todos los procesos requeridos para asegurar la preparación, recolección, distribución y almacenamiento de toda la información generada por el proyecto, dentro de los plazos y fechas establecidas
Las actividades de comunicación tienen muchas dimensiones que incluyen, entre otras:
- Interna. Se centra en los interesados dentro del proyecto y dentro de la organización.
- Externa. Se centra en los interesados externos, tales como clientes, proveedores, otros proyectos, organizaciones, el gobierno, el público y los defensores ambientales.
- Formal. Informes, reuniones formales (periódicas y ad hoc), agendas y actas de reunión, sesiones informativas para los interesados y presentaciones.
- Informal. Actividades de comunicación generales mediante correo electrónico, medios sociales, sitios web y discusiones informales ad hoc.
- Enfoque jerárquico. La posición del interesado o grupo con respecto al equipo del proyecto afectará el formato y el contenido del mensaje, de las siguientes formas:
– Ascendente. Interesados de la alta dirección.
– Descendente. El equipo y demás personas que contribuirán al trabajo del proyecto.
– Horizontal. Pares del equipo o director del proyecto
Proceso de gestión de la información y la comunicación
1. 1. Planificación de las comunicaciones: En la gestión de proyectos, un plan de comunicación es un esquema de cómo se comunicará, a los integrantes clave, la información importante del proyecto que vaya surgiendo continuamente. Incluye tanto el plan de comunicación interna como el plan de comunicación externa. El objetivo del plan de comunicación es que el equipo entienda quién debería recibir qué notificaciones y cuándo corresponde poner en tema a los demás integrantes del proyecto.
Elementos de un plan de comunicación: ¿Qué debería incluir?
Tu plan de comunicación es un sitio centralizado en el que se reúne todo lo que necesitas para cumplir con la estrategia y objetivos establecidos de comunicación del proyecto. Los miembros del equipo deberían poder usar el plan de comunicación para responder a dudas como las siguientes:
¿Qué canales de comunicación usamos? ¿Para qué se usa cada canal?
¿Cuándo deberíamos comunicarnos en persona y cuándo de forma asincrónica?
¿Cuáles son los roles dentro del proyecto? ¿Quién es el gerente del proyecto? ¿Quiénes son los integrantes del equipo que trabajan con el proyecto? ¿Quiénes son todos los afectados por el proyecto? ¿Cómo se van a comunicar los detalles importantes del proyecto, como las actualizaciones de estado? ¿Con qué frecuencia se compartirán?
2. Distribución de la información: La Distribución de la Información consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen:
a) Reuniones del proyecto.
b) Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas.
c) Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos
Distribución de la Información: Salidas
Documentación sobre lecciones aprendidas
Registros del proyecto
Informes del proyecto.
Presentaciones del proyecto
Retroalimentación de los interesados
Notificaciones a los interesados
3. 3. Informes de rendimiento: El informe de rendimiento es una tarea que realizan los profesionales de la gestión de proyectos para analizar el progreso de un proyecto e informar a las partes interesadas de las previsiones y el estado del proyecto. Implica la recopilación y el análisis de datos relativos al proceso de producción global de un proyecto. Normalmente, los miembros del proyecto y las partes interesadas crean un plan de gestión de la comunicación del proyecto que detalla el número de informes que crearán durante el proyecto y los elementos que se encuentran en sus informes.
Objetivo de los informes de rendimiento de los proyectos
Las empresas utilizan los informes de rendimiento de los proyectos para optimizar su capacidad de gestión de estos. Cuando se utilizan como parte de las buenas prácticas empresariales en el departamento de gestión de proyectos, una empresa puede mejorar su rentabilidad y sus márgenes, así como reducir las posibilidades de que los malos retrasos en los proyectos no se remonten sistemáticamente a las causas principales.
Este informe incluye: Informes del estado del proyecto, Informes de progreso del proyecto, Informes de previsiones del proyecto.
4. Cierre administrativo: Es la última fase del ciclo de vida del proyecto, este comienza después que se ha completado el trabajo e incluye varias acciones para cerrar el proyecto de forma apropiada. El propósito de terminar de manera apropiada un proyecto es aprender de la experiencia adquirida en su desarrollo con el fin de mejorar el desempeño en proyectos futuros, también proporcionar un punto fijo en el que se confirme la aceptación del producto del proyecto y reconocer que se han alcanzado los objetivos establecidos en la documentación de inicio del proyecto.
10 pasos a seguir para el cierre del proyecto:
1. Confirmar que el trabajo se ha completado según los requisitos
2. Verificar que todas las compras se han completado correctamente (cierres contractuales con proveedores)
3. Conseguir la aceptación formal
4. Completar el cierre financiero (Facturación del proyecto)
5. Transferir el producto al cliente o a quien corresponda
6. Obtener la respuesta final del cliente
7. Completar el informe final
8. Archivar toda la información
9. Obtener lecciones aprendidas y actualizar el repositorio
10. Liberar el equipo
GESTIÓN DE CALIDAD DE PROYECTOS
Es el proceso que asegura que todas las actividades necesarias para diseñar, planificar e implementar un proyecto sean efectivas y eficientes con respecto al propósito del objetivo y su misión, para así garantizar los estándares de calidad mínimos requeridos. De esta forma, el procedimiento de trabajo está bajo ciertas normas que deben seguirse para asegurar un producto de alta calidad. El director del proyecto es el principal responsable de dictar dichos lineamientos y mantener el esquema de excelencia durante el desarrollo.
Importancia
La importancia de que un proyecto cuente con un departamento de gestión de calidad está en realizar un procedimiento adecuado para avalar y garantizar el éxito de un trabajo. Si un proyecto se lleva a cabo de forma responsable, es altamente probable que el producto resultante sea de agrado para el cliente final. Además, los costes de un trabajo por falta de una administración de calidad pueden ser muy elevados debido a los infortunios que podrían suceder durante la realización del proyecto. Los retrasos en el cumplimiento de los objetivos son también afectados y, debido a que cada actividad está correlacionada con otras, las dependencias entre ellas condicionan el resultado y el avance de estas.
¿Qué es Calidad?
Se puede definir como un producto o servicio que tiene la capacidad de funcionar satisfactoriamente y es adecuado para su propósito. Si se crea un gran producto, pero no desempeña su propósito, el proyecto no ha conseguido cumplir sus objetivos de calidad.
Características de Calidad
Funcionalidad, Ejecución, Confiabilidad, Importancia, Puntualidad, Conveniencia, Consistencia, los servicios son entregados de la misma manera para cada beneficiario.
Las características de calidad no se limitan a los bienes, servicios o equipo entregados a los beneficiarios, sino también aplican a los bienes, servicios y equipos que el equipo del proyecto utiliza para obtener resultados. Estos incluyen los vehículos, computadores, equipo y herramientas variadas y servicios de consultoría que el proyecto compra y utiliza para llevar a cabo sus actividades.
Procesos de calidad de proyectos
Los 4 procesos siguientes son cruciales para la calidad del proyecto: Gestion de la calidad, aseguramiento de la calidad, control de calidad y mejoras de la calidad.
1. Gestión de la calidad: Se identifica y documenta los requisitos de calidad y las normas o estándares relevantes para el proyecto y cómo satisfacerlos. La gestión de la calidad implica tener la habilidad de anticipar situaciones y preparar acciones que ayudarán a obtener los resultados deseados. Es inútil corregir errores continuamente, si no se trabaja para tratar de anticiparnos su aparición. La gestión de la calidad reúne un conjunto de acciones y procedimientos que buscan garantizar la calidad, no de los productos en sí, sino del proceso para el cual se obtienen estos productos. La meta es prevenir los defectos a través de la creación de acciones que aseguren que el equipo del proyecto entienda que se define como calidad.
Planificación de calidad de un proyecto
En primer lugar, se debe tener en cuenta todas las variables del proyecto en cuestión, y a partir de allí, conocer los estándares de calidad mínimos para gestionar de manera correcta el procedimiento a seguir. Al final de la planeación, se realiza un documento técnico que indique las especificaciones detalladas del desarrollo.
La importancia de elaborar apropiadamente la planificación de un trabajo radica en la prevención de cometer fallos que podrían suponer pérdidas cuantiosas en la realización del mismo.
2. Aseguramiento de la calidad: Asegurar la calidad significa analizar minuciosamente los puntos propuestos durante la planificación, con lo cual, cada normativa ha de someterse a una evaluación de calidad para asegurar los estándares mínimos que debe ofrecer. Funciona, además, como un filtro de desempeño en el desarrollo, eliminando aquellas actividades o comportamientos que no representan beneficios verdaderos para el proyecto, aumentando la eficiencia del personal y los equipos de trabajo. La meta es reducir las posibilidades de que productos o servicios tengan poca calidad después de que la actividad o el proyecto hayan sido completados.
Para qué se aplica el aseguramiento de la calidad
El aseguramiento de la calidad se aplica para lograr la mejora continua y con ello se obtienen los siguientes beneficios:
1. Evitar desperdicios y reducir costos
2. Mejora en la calidad y la satisfacción del cliente
Auditorias de calidad, ¿para que sirven? Si se detectan problemas durante las auditorias de calidad, serán necesarias acciones correctivas para las herramientas, procesos y procedimientos utilizados para asegurar que la calidad sea restablecida. Parte de la auditoria puede incluir una revisión del entendimiento del personal de los parámetros de calidad, y de las habilidades y conocimiento de las personas a cargo de producir o entregar los productos o servicios. Si se necesitaran acciones correctivas, las mismas deben ser aprobadas a través de los procesos de cambio.
El ciclo PHRA (Planificar, Hacer, Revisar, Actuar,) La herramienta más popular utilizada para determinar el aseguramiento de la calidad es el ciclo de Shewhart. Este ciclo consiste en cuatro pasos: Planificar, hacer, revisar, y Actuar. Estos pasos son comúnmente abreviados PHRA.
Planificación: Establecer los objetivos y procesos requeridos para entregar los resultados deseados.
Hacer: Implementar el proceso.
Revisar: Monitorear y evaluar el proceso implementado evaluando los resultados versus los objetivos predeterminados.
Actuar: Aplicar las acciones necesarias para mejorar si los resultados requirieran cambios.
3. Control de calidad: El control de calidad es la utilización de técnicas y actividades que comparan la ejecución real de la calidad con las metas, y define las acciones apropiadas en respuesta a un déficit. La meta del control de calidad es mejorar la calidad e involucra el monitoreo de los resultados del proyecto para determinar si los mismos alcanzan los estándares de calidad o definiciones basadas en las expectativas de los interesados en el proyecto.
Elementos del control de calidad:
Aceptación: los beneficiarios, el donante u otros interesados clave en el proyecto aceptan o rechazan el producto o servicio entregado. La aceptación ocurre después de que los beneficiarios o el donante hayan tenido un la oportunidad de evaluar el producto o servicio
Retrabajo: Acciones enfocadas a la recuperación de componentes, productos y materiales los cuales fueron inicialmente rechazados y clasificados como desperdicios, y hacer que estos tengan conformidad con los requerimientos, especificaciones de calidad o expectativas de los interesados en el proyecto.
Ajuste: Corregir o tomar los pasos necesarios para prevenir problemas de calidad mayores o defectos basados en mediciones de control de calidad.
7 herramientas de control de calidad básicas
- Diagrama Causa – Efecto.
- Hoja de Comprobación
- Gráficos de Control
- Histograma
- Diagrama de Pareto
- Diagrama de Dispersión.
- Estratificación.
4. Mejoras de la calidad: Es el enfoque sistemático a los procesos de trabajo que buscan eliminar el desperdicio, la pérdida, el rehacer un trabajo, la frustración, etc. para lograr que los procesos de trabajo sean más efectivos, eficientes y apropiados
Pasos para la mejora continua
- Identificar oportunidades de mejora
- Identificar las causas raíz
- Identificar las posibles soluciones
- Implantar la mejor solución
- Monitorear la mejora
El equipo de Mejora Continua debe preguntarse y determinar qué tan bien funcionó la solución implementada y qué más se puede hacer. Si la solución no tuvo el éxito esperado y no se obtuvo todo el beneficio propuesto, deberá intentarse con otra alternativa. Es importante comprender que el proceso de Mejora Continua, en cualquier tipo de organización, es un proceso que no tiene fin.
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